Stadgar för Servas Sverige enligt årsmötesbeslut 2018-03-10
§ 1. Föreningens namn: Servas Sverige. Org.nr: 802430-0082
§ 2. Föreningsform: Ideell.
§ 3. Säte: ska vara den ort kassören bor på.
§ 4. Ändamål:
Servas Sverige är den svenska grenen av Servas International, som har status som non government organisation (NGO) vid FN. Det är en politiskt och religiöst obunden organisation med mottot; förståelse, tolerans och världsfred. Servas Sverige godtar stadgarna för Servas International.
Organisationen bygger på att Servasvärdar tar emot resanden i sina hem i utbyte mot en dialog i syfte att öka förståelsen mellan människor, utan ekonomiska intressen.
§ 5. Regler för föreningen:
Medlemmen i Servas Sverige ska vara öppen, hänsynsfull och intresserad av att träffa andra människor, vara villig att dela med sig av erfarenheter och upplevelser, samt känna till och respektera Servasreglerna som finns i separat dokument.
Servas Sverige tar inget ekonomiskt eller juridiskt ansvar för medlemmar som reser med organisationen eller är värdar. Servas Sverige garanterar inte att resenär erhåller önskade kontakter med värdar. Servas Sverige förmedlar inga kontakter till värdar, men tillhandahåller värdlistor för personligt bruk. Uppgifter om Servasvärdar får inte lämnas till icke medlemmar.
Alla kan resa med Servas, unga såväl som gamla. Varje resenär över 18 år måste ha ett personligt Letter of Introduction med giltigt värdemärke. Ett Letter of Introduction är giltigt ett år från utfärdat datum. För personer under 18 år krävs det att man reser i vuxens sällskap – om inte särskilda reglerna för ungdomsresenärer tillämpas.
Ungdomsresenär:
Person mellan 14 och 18 år kan resa med eget s.k. ungdomsletter (Y-LOI) och då besöka de värdfamiljer som särskilt har markerat att de tar emot resenärer på dessa villkor.
§ 6. Regler för medlemskap:
Alla medlemmar i Servas, resenärer och värdar, ska intervjuas före medlemskap. Intervjuerna görs i första hand av de regionala koordinatorerna.
Intervjun syftar till att försäkra att medlemmen har ansvarskänsla och är införstådd med Servas målsättning, samt känner till organisationens regler. (Regelverk finns i separat dokument).
Institutioner kan bli associerade medlemmar utan rösträtt, för att erhålla information.
Utländska medborgare på tillfälligt besök i Sverige hänvisas i första hand till sitt hemlands Servas-organisation för nytt medlemskap.
Servas Sverige kan, om behov uppstår, bistå utländska resenärer som önskar bli medlemmar i organisationen. Koordinator/intervjuare kontaktar styrelsen i Servas Sverige som i sin tur kontaktar resenärens hemland för att informera om att vi kommer att genomföra en intervju med resenären, och i samband med det få klartecken från hemlandet. Resenären betalar medlemsavgift och resenärsavgift till Servas Sverige.
Om utländsk resenär säger sig vara medlem men inte har ett giltigt Letter of Introduction bör styrelsen i Servas Sverige kontaktas. Styrelsen kontaktar därefter resenärens hemland för att undersöka saken närmre. Om styrelsen i resenärens hemland kan bekräfta att personen är medlem kan Servas Sverige utfärda ett LOI. Resenären betalar resenärsavgift till Servas Sverige.
En medlem har möjlighet att framföra skriftligt klagomål till styrelsen, som kommer att agera enligt gällande regelverk (Regelverk finns i separat dokument).
Utträde ur organisationen.
Medlem som vill utträda ur föreningen skall skriftligen anmäla detta till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen.
Medlem som inte i rätt tid har betalat medlemsavgift för året får anses ha begärt sitt utträde ur föreningen. Det betyder att medlemsavgiften ska vara betald före årsmötet. Efter utträde omnämns personen som f.d. medlem i medlemsförteckningen.
Medlem som missköter sig kan uteslutas från Servas Sverige, på beslut av styrelsen.
Avgifter:
Alla som är medlemmar i Servas Sverige, värdar såväl som resenärer, betalar en medlemsavgift. Avgiften gäller per kalenderår. Medlemsavgiften ska betalas innan det nya året träder i kraft. Personer som blir medlemmar i perioden januari – september betalar medlemsavgift för innevarande år. Personer som blir medlemmar i perioden oktober – december betalar direkt medlemsavgift för kommande år (vilket betyder att Servas Sverige bjuder på tre månaders medlemskap).
Resenärer betalar också en resenärsavgift i samband med att Letter of Introduction utfärdas. Resenärsavgiften är personlig, där delar av summan går till Servas International.
Avgifternas storlek och omfattning beslutas av årsmötet.
§ 7. Räkenskaps- och verksamhetsår samt firmatecknare
Kalenderår. Ansvaret för bokföring och medelsförvaltning ligger på styrelsen. Föreningens ordförande och kassör ska båda och var för sig vara firmatecknare och företrädare för föreningen Servas Sverige med organisations-nummer 802430-0082 med tillgång till föreningens bankmedel.
§ 8. Styrelsens sammansättning:
Styrelsens sammansättning: ordförande/nationell sekreterare, kassör samt minst fem högst sju övriga ledamöter. Mandatperioden är två år. Ordförande/nationell sekreterare väljs ojämnt år och kassör väljs jämnt år.
§ 9. Adjungering
Till styrelsen kan adjungeras personer med speciella uppdrag åt styrelsen.
§ 10. Styrelsemöten
Styrelsemöten sker löpande under verksamhetsåret, dock minst ett per termin. Alla ordinarie medlemmar har en röst.
Styrelsen är beslutsmässig när minst hälften av antalet röstberättigade medlemmar är närvarande. Vi jämn omröstning i styrelsen har ordföranden utslagsröst.
§. 11. Årsmöte
Styrelsen kallar till årsmöte som varje år hålls före sista mars. Närvarande medlem vid årsmötet har en röst, ingen ombudsröstning tillåts. Årsmötets ort skall alternera i landet. All omröstning vid årsmöte skall ske med öppen omröstning.
Inbjudan till årsmötet, med tid och plats, ska gå ut till medlemmarna minst sex veckor före årsmötet. Kallelse till årsmötet skall gå ut minst 14 dagar innan utsatt datum. Motioner skall vara inlämnade till styrelsen senast tre veckor innan årsmötet. I kallelsen skall dagordning, inlämnade motioner och verksamhetsberättelse bifogas.
Dagordning till årsmöte:
- Mötets öppnande
- Val av ordförande att leda årsmötet
- Val av sekreterare att skriva årsmötets protokoll
- Val av protokollsjusterare
- Fastställande av dagordning
- Godkännande av kallelse
- Styrelsens verksamhetsberättelse avseende Servas Sverige samt International
- Ekonomisk berättelse
- Revisorernas berättelse
- Fastställande av resultat- och balansräkning
- Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
- Motioner
- Förslag ändring av Servas Sveriges stadgar
- Verksamhetsplan för det kommande verksamhetsåret
- Fastställande av budget
- Ojämnt år val av ordförande/nationell sekreterare, jämnt år val av kassör
- Val av övriga ordinarie styrelseledamöter, beroende av mandatperiod
- Val av ordinarie revisor samt ersättare
- Val av valberedare
- Medlemsavgifter och avgift för letter of introduction. Hur stora avgifterna skall vara för nästkommande år
- Val av funktionärer till eventuella kongresser eller externa möten
- Övrigt
- Årsmötets avslutning
§ 12. Ev. val av kongressdelegater
De år internationell kongress hålls, skall kongressdelegat utses. Detta kan göras av styrelsen på uppdrag av årsmötet, i de fall inte årsmötet har möjligheten.
§ 13. Ekonomiska bidrag m.m.
Ekonomiska bidrag från Servas Sverige skall fastställas av årsmöte, samt även frågor om medlemskap ska förvärvas i andra organisationer och föreningar.
§ 14. Stadgeändring
För att ändra organisationens stadga krävs två tredjedels (2/3) majoritet på två medlemsmöten, varav minst ett måste vara ordinarie årsmöte.
§ 15. Om Servas Sverige upplöses överförs dess kvarvarande tillgångar till Servas International.